Politique de Confidentialité - Notariat Successoral

Introduction et Engagement

La protection de vos données personnelles constitue une priorité absolue dans l'exercice de notre profession notariale. Cette politique de confidentialité détaille nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation, le stockage et la protection de vos informations personnelles dans le cadre de nos services spécialisés en droit successoral.

En tant que cabinet notarial, nous sommes tenus au secret professionnel le plus strict et nous nous engageons à respecter toutes les réglementations applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la législation suisse sur la protection des données.

Cette politique s'applique à toutes les interactions que vous pouvez avoir avec notre cabinet, que ce soit par le biais de notre site web, de consultations en personne, de correspondances écrites ou de communications électroniques. Nous vous encourageons à lire attentivement cette politique pour comprendre comment nous traitons vos informations personnelles.

Types de Données Collectées

Données d'Identification

Nous collectons vos informations d'identification personnelle telles que nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, état civil, et numéro d'identification officiel. Ces données sont essentielles pour l'établissement des actes notariés et la vérification de votre identité conformément aux obligations légales de notre profession.

Informations de Contact

Nous recueillons vos coordonnées incluant adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, et autres moyens de communication nécessaires pour maintenir le contact professionnel et vous tenir informé de l'avancement de vos dossiers successoraux.

Données Patrimoniales

Dans le cadre de nos services successoraux, nous collectons des informations détaillées sur votre situation patrimoniale, incluant biens immobiliers, actifs financiers, dettes, créances, et tous éléments composant la succession. Ces données sont strictement nécessaires à l'accomplissement de notre mission notariale.

Informations Familiales

Nous recueillons les informations relatives à votre situation familiale, filiation, liens de parenté avec les autres héritiers, et tout élément nécessaire à l'établissement de l'ordre successoral et à la détermination des droits de chaque bénéficiaire.

Données de Navigation

Lorsque vous visitez notre site web, nous collectons automatiquement certaines informations techniques telles que votre adresse IP, type de navigateur, pages visitées, durée de visite, et données de géolocalisation approximative pour améliorer votre expérience utilisateur et la sécurité de nos services en ligne.

Finalités du Traitement

Nous traitons vos données personnelles uniquement dans le cadre des finalités légitimes liées à l'exercice de notre profession notariale et au respect de nos obligations légales. Voici les principales finalités pour lesquelles nous utilisons vos informations :

Authentification des Actes Successoraux

Établissement, rédaction et authentification de tous les actes notariés nécessaires au règlement de la succession, incluant inventaires, partages, et attestations d'hérédité.

Vérification d'Identité et Capacité

Contrôle de l'identité des parties, vérification de leur capacité juridique et de leur qualité pour intervenir dans les actes successoraux conformément aux exigences légales.

Conseil Juridique Personnalisé

Fourniture de conseils juridiques adaptés à votre situation successorale spécifique, analyse des implications fiscales et proposition de solutions optimisées.

Conservation et Archivage

Conservation sécurisée de vos dossiers et documents conformément aux obligations légales de conservation des minutes notariales et à votre droit d'accès futur.

Amélioration de nos Services

Analyse anonymisée de nos processus pour améliorer la qualité de nos services, optimiser nos procédures et développer de nouvelles solutions adaptées aux besoins de nos clients.

Base Légale du Traitement

Le traitement de vos données personnelles repose sur plusieurs bases légales solides définies par la réglementation sur la protection des données. Nous nous assurons que chaque traitement effectué dispose d'une base légale appropriée et conforme aux exigences réglementaires.

Obligations Légales

En tant que notaire, nous sommes tenus par la loi de procéder à certaines vérifications, d'établir des actes authentiques et de conserver les minutes notariales. Ce fondement légal justifie la majorité de nos traitements de données.

Exécution Contractuelle

Le traitement de vos données est nécessaire à l'exécution du contrat de prestation notariale que vous avez conclu avec notre cabinet pour le règlement de votre succession.

Intérêts Légitimes

Certains traitements sont justifiés par nos intérêts légitimes, tels que l'amélioration de nos services, la sécurisation de nos systèmes informatiques, et la prévention de la fraude, toujours dans le respect de vos droits fondamentaux.

Consentement

Pour certains traitements spécifiques, notamment l'envoi de communications commerciales ou l'utilisation de technologies de suivi sur notre site web, nous recueillons votre consentement explicite et révocable.

Partage et Destinataires des Données

En raison de la nature sensible de notre profession et du secret professionnel qui nous lie, nous limitons strictement le partage de vos données personnelles. Cependant, certaines communications sont nécessaires dans le cadre de l'accomplissement de notre mission notariale.

Autorités Administratives

Nous partageons certaines informations avec les administrations fiscales, les services d'état civil, les conservateurs des hypothèques, et autres autorités compétentes dans le cadre des obligations légales liées au règlement des successions.

Professionnels Collaborateurs

Nous pouvons faire appel à des experts externes (géomètres, évaluateurs immobiliers, experts-comptables) tenus eux-mêmes au secret professionnel et agissant sous notre responsabilité dans le cadre strict de votre dossier.

Prestataires Techniques

Nos prestataires informatiques et de sécurité, soigneusement sélectionnés et liés par des accords de confidentialité stricts, peuvent avoir accès à certaines données dans le cadre de la maintenance et de la sécurisation de nos systèmes.

Héritiers et Ayants Droit

Dans le cadre du partage successoral, nous communiquons les informations pertinentes aux différents héritiers et ayants droit, en respectant les droits de chacun à l'information et la transparence du processus successoral.

Sécurité et Protection des Données

La sécurité de vos données personnelles est au cœur de nos préoccupations. Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles robustes pour protéger vos informations contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction.

Mesures Techniques

• Chiffrement des données sensibles
• Pare-feu et systèmes de détection d'intrusion
• Sauvegardes sécurisées et redondantes
• Contrôle d'accès par authentification forte
• Surveillance continue des systèmes

Mesures Organisationnelles

• Formation régulière du personnel
• Politiques de sécurité strictes
• Accès limité selon le principe du besoin d'en connaître
• Audits de sécurité périodiques
• Procédures de gestion des incidents

Engagement de Sécurité

Nous nous engageons à maintenir nos mesures de sécurité à jour avec les meilleures pratiques de l'industrie et à réagir rapidement en cas d'incident de sécurité. En cas de violation de données susceptible d'entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais.

Durée de Conservation

Les durées de conservation de vos données personnelles sont déterminées en fonction de la nature des informations, de leur finalité d'utilisation, et des obligations légales qui s'appliquent à notre profession notariale.

Minutes Notariales

Conformément à la réglementation notariale, les minutes des actes authentiques sont conservées de manière permanente dans nos archives. Cette conservation à durée illimitée est imposée par la loi pour garantir la force probante des actes notariés.

Dossiers de Succession

Les dossiers relatifs aux successions sont conservés pendant une durée minimale de 30 ans à compter de la finalisation du règlement successoral, permettant de répondre aux éventuelles questions ou contestations ultérieures.

Correspondances et Documents Annexes

Les échanges de correspondances et documents annexes non intégrés aux minutes sont conservés pendant 10 ans, sauf si une conservation plus longue est justifiée par des obligations légales spécifiques.

Données de Navigation Web

Les données de navigation collectées sur notre site web sont conservées pour une durée maximale de 25 mois, conformément aux recommandations de la CNIL en matière de cookies et traceurs.

Vos Droits sur vos Données

Vous disposez de droits étendus concernant vos données personnelles. Nous nous engageons à faciliter l'exercice de ces droits tout en respectant les contraintes spécifiques liées au secret professionnel notarial et aux obligations de conservation légale.

Droit d'Accès

Vous pouvez demander l'accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et obtenir une copie de ces informations.

Droit de Rectification

Vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.

Droit à l'Effacement

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

Droit de Limitation

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines situations spécifiques.

Droit de Portabilité

Vous pouvez récupérer vos données dans un format structuré et couramment utilisé pour les transmettre à un autre responsable de traitement.

Droit d'Opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Droit de Retrait du Consentement

Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Droit de Réclamation

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente.

Modalités d'Exercice

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous adresser votre demande par courrier postal ou électronique en joignant une copie de votre pièce d'identité. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois maximum à compter de sa réception.

Transferts Internationaux

Dans le cadre de successions impliquant des biens situés à l'étranger ou des héritiers résidant dans d'autres pays, nous pouvons être amenés à transférer certaines de vos données personnelles vers des pays tiers. Ces transferts sont effectués dans le strict respect de la réglementation applicable.

Pays Adéquats

Nous privilégions les transferts vers des pays reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat des données personnelles.

Garanties Appropriées

Pour les transferts vers d'autres pays, nous mettons en place des garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types ou des certifications reconnues.

Nécessité Légale

Certains transferts peuvent être justifiés par une obligation légale, l'exécution d'un contrat, ou la protection d'intérêts vitaux, conformément aux dérogations prévues par la réglementation.

Évolutions et Mises à Jour

Cette politique de confidentialité peut être amenée à évoluer pour refléter les changements dans nos pratiques, l'évolution de la réglementation, ou l'introduction de nouveaux services. Nous nous engageons à vous informer de toute modification substantielle de cette politique.

Notification des Changements

Les modifications importantes seront portées à votre attention par le biais d'une notification sur notre site web ou par communication directe si nous disposons de vos coordonnées. Les modifications mineures ou de forme seront simplement intégrées à cette politique avec mise à jour de la date de dernière révision.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé de nos pratiques en matière de protection des données personnelles. Votre utilisation continue de nos services après publication de modifications vaut acceptation de la politique mise à jour.